MANAJEMEN UMUM
PENGERTIAN MANAJEMEN
A. Arti dan Fungsi Manajemen
Manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee yaitu “ Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoodinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alatuntuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”
Dari definisi tersebut, diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Perencanaan ini menggambarkan tentang:
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan
Jadi untuk mencapai suatu tujuan harus ada kegiatan, dalam man kegitan-kegiatan yang sama disatukan didalam suatu wadah yang disebut fungsi. Fungsi yang dilakukan banyak yang berbeda. Fungsi-fungsi yang berbeda-beda perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan yang lain untuk menuju kepada sasaran yang sama.
B. Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah:
1. Manajemen puncak atau manajemen eksekutif
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau CEO, dan pimpinan lain.
Manajer puncak ini bertugas menyusun rencan umum perusahaan dan mengambil keputusan penting tentang penggabungan (merger), produk baru dan pengeluaran saham.
2. Manajeman madya atau manajemen administratif
Manajer madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan atu manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.
3. Manajemen operasional atau manajemen supervisori
Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh manajer madya. Sering disebut “Supervisor garis pertama”, karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
A. Gerakan Manajemen Ilmiah
Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tahun 1885 Frederick W.Taylor merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja. Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaa, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoodinasian, dan pengendalian. Dalam bukunya yang berjudul The Principles of Scientific Managemant mengemukakan beberapa prisip manajemen ilmiah yaitu:
1. Prinsip 1: Semua pekerjaan dapat diobsevasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
2. Prinsip 2: Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
3. Prinsip 3: Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar intensif.
4. Prinsip 4: Menempatkan manajer dalam perncanaan persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
A. Sekolah Klasik (Classical School)
Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
B. Sekolah Prilaku (Behavioral School)
Sekolah ini berusaha memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
C. Sekolah Ilmu Manajemen (Mnagemant Sains School)
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model matematis digunakan untuk mennyelesaikan masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Model fisik seperti yang dipakai dalam sebuah terowongan angin merupakan satu jenis model. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesikan masalah bisnis.
D. Analisis Sistem
Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
E. Manajemen Hasil
MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
PERENCANAAN
Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan kemana kapal tersebut akan dibawa berlayar.
A. Bentuk-bentuk Perencanaan
Perencanaan ini memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut:
1. Tujuan (objectives)
Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
2. Kebijakan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencapai suatu tujuan
3. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian diri rencana yang telah di buat.
4. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
5. Aturan (rule)
Aturan adalah suatu tindakn yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
6. Program
Progam merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang di sertai suatu anggaran.
B. Kegunaan Perencanaan
Kegunaan dari dari pada perencanaan adalah :
1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
2. Mengarahkan perhatian pada tujuan
3. Memperingan biaya
4. Merupakan sarana untuk mengadakan
C. Langkah-langkah penyusunan perencanaan
Langkah-langkah yang harus di ambiluntuk menyusun suatu perencanaan adalah :
1. Menetapkan tujuan
2. Menyusun anggapan-anggapan
3. Menentukan berbagai altrnatif tindakan
4. Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
5. Mengambil keputusan
6. Menyusun rencana pendukung
D. Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah di lakukan untuk menyusun suatu perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
E. Jangka waktu perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanan dapat dikelompokan menjadi 3 golongan yaitu:
1. Perencanaan jangka panjang : 25 tahun
2. Perencanaan jangka menengah : pembangunan 5 tahun {PELITA}
3. Perencanaan jangka pendek : tidak selalu diperuntukan selama 1 tahun, dapat juga kurang dari 1 tahun
F. Faktor-faktor yang Membatasi Perancanaan
Adanya kelemahan pada perencanaan disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu :
1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yang sangat cepat
3. Kekakuan Internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam suatu organisasi/ perusahaan yang berupa : kekakuan psikhologis, kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan, kekakuan sumber daya dan dana
4. Kekakuan Eksternal
5. Waktu dan biaya
G. Pengambilan Keputusan
A. Syarat Pengambilan Keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional membutuhkan beberapa syarat, antara lain :
· Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif
· Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya
· Herus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan
· Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang baik
B. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : operasion research, teori probabilitas, linear progamming.
Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan diatas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang bersifat tidak pasti, tetapi masih berada didalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah:
· Analisa resiko
· Pohon keputusan
PENGORGANISASIAN
A. Pengertian
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakn sebagi proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia, dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk :
1. Hubungan Informal, yaitu hubungan yang timbulnya tidak sengaja.
2. Hubungan Formal, yaitu hubungan yang timbulnya karena disengaja.
Hubungan ini terdapat 3 hubungan dasar, yaitu :
· Tanggung jawab , adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima.
· Wewenang, yaitu hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan ole seseorang , juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.
· Pertanggung-jawaban, yaitu hasil pekerjaan yang telah dicapai dimana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan kepada pihak yang berwenang.
B. Pola Hubungan Antar Komponen Organisasi
Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab,wewenang, serta pertanggung jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan dengan lainnya.
C. Rentangan Kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :
1. Latihan dari bawahan
2. Pendelegasian wewenang
3. Perencanaan
4. Teknik komunikasi
D. Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapa didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
1. Didasarkan pada suatu angka
2. Didasarkan pada waktu
3. Didasarkan pada fungsi perusahaan
4. Didasarkan pada luas daerah operasi
5. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
6. Didasarkan pada jenis langganan
E. Karakteristik Struktur Organisasi
Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki 2 karakteristik dasar, yaitu:
1. Keseimbangan dalam organisasi
2. Fleksibel
PENGARAHAN
A. Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
1. Prinsip mengarah pada tujuan
2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
3. Prinsip kesatuan komando
B. Cara-cara Pengarahan
Cara-cara pengarahan yang dapat dilakukan dapat berupa :
1. Orientasi, merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah, merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada waktu tertentu.
Perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa :
· Perintah umum dan khusus
· Perintah lisan dan tulisan
· Perintah formal dan informal
3. Delegasi Wewenang, dalam delegasi wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenagn yang dimilikinya kepada bawahan.
C. Komunikasi
Definisi-definisi tentang komunikasi dapat diambil kesimpulan, bahwa :
· Didalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya
· Hubungan yang timbul didalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi
· Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan enciptakan suatu pengertian
· Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol
Agar komunikasi dapat lebih efektif dan efisien, perlu memperhatikan beberapa prinsip, yaitu :
1. Komunikasi harus jelas
2. Prinsip integritas
3. Prinsip penggunaan organisasi informal
D. Motivasi
Motivasi mempunyai 2 macam bentuk, yaitu :
1. Motivasi positif, merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara pemberian penambahan tingkat kepuasan tertentu.
2. Motivasi negatif, merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain denagn cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.
Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreatifitas seseorang. Dalam hal ini, perlu di perhatikan masalah-masalah seperti berikut ini :
· Krestifitas dipandang sebagai dasar penentuan kualitas seseorang
· Masalah kreatifitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.
PENGKOORDINASIAN
A. Prinsip-prinsip koordinasi
Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan 3 prinsip berikut :
1. Prinsip kontak langsung
2. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
3. Hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada
B. Pelaksanaan fungsi koordinasi
Untuk melaksakan fungsi koordinasi, manajer dapat menmpuh 2 cara, yaitu :
1. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
2. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
A. Pengertian
Pengawasan merupakan fngsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standart atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
B. Langkah-Langkah Pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
1. Menciptakan standart
2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standart
3. Melakukan tindakan koreksi
C. Syarat-Syarat Pengawasan Yang Baik
Untuk menjalankan pengawasan yang baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
1. Pengawasan harus mendukung sifat da kebutuhan kegiatan
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi ddengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
4. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standart yang digunakan
5. Pengawasan harus luwes/fleksibel
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
7. Pengawasan harus ekonomis
8. Pengawasan harus mudah dimengerti
9. Pengawasan harus diikiuti dengan perbaikan atau koreksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar